Главная Новости Общие вопросы Формы деятельности Договоры Виды деятельности Вопрос-ответ Контакты

Быстрая навигация: Каталог статей > Иные вопросы > Документационное обеспечение деятельности пресс-службы организации (Жукова М.М.)

Документационное обеспечение деятельности пресс-службы организации (Жукова М.М.)

Дата размещения статьи: 09.01.2019

Доступ к информации для граждан и организаций является обязательным условием развития демократического общества в современную постиндустриальную эпоху. При этом процессы создания и размещения, поиска, обмена информацией могут рассматриваться как процессы, имеющие экономическое содержание (скорость коммуникации, экономия средств и времени при поиске и использовании информации, распространение рекламной и сходной с ней имиджевой информации, определение экономической эффективности работы с информацией), а также как процессы, обладающие правозащитно-гуманитарным значением (публичность деятельности государственных органов власти, открытость данных о состоянии окружающей среды, раскрытие информации о судебных решениях, доступность образовательных информационных ресурсов - архивов, музеев, библиотек, развитие информационной инфраструктуры, в т.ч. сети Интернет).
В Российской Федерации декларирован свободный порядок обращения информации, не содержащей сведений, которые относятся к государственной тайне или иной охраняемой законом тайне, персональным данным, заведомо ложных и порочащих сведений о лице или организации и т.д. Запрещено распространение информации, которая направлена на разжигание национальной, расовой или религиозной ненависти и вражды, пропаганду войны, и иной информации, за распространение которой предусмотрена уголовная или административная ответственность <1>.
--------------------------------
<1> Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (1 ч.). Ст. 3448.

Законодательно закреплено право граждан на получение необходимой, связанной с реализацией их прав информации; введена ответственность за препятствование журналистам и СМИ в исполнении ими профессиональных обязанностей <2>; напрямую запрещена цензура в СМИ <3>. Ограничения на получение и распространение информации предусмотрены лишь в ряде исключительных случаев: при введении режима чрезвычайной ситуации, военного положения или режима контртеррористической ситуации на отдельной территории или в стране в целом <4>.
--------------------------------
<2> Статья 144. Воспрепятствование законной профессиональной деятельности журналистов // Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 N 63-ФЗ.
<3> О средствах массовой информации: Закон РФ от 27.12.1991 N 2124-1. Ст. 4 // Российская газета. 1992. N 32.
<4> О чрезвычайном положении: Федеральный конституционный закон от 30.05.2001 N 3-ФКЗ // Собрание законодательства РФ. 2001. N 23. Ст. 2277; О военном положении: Федеральный конституционный закон от 30.01.2002 N 1-ФКЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. N 5. Ст. 375; О противодействии терроризму: Федеральный закон от 06.03.2006 N 35-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. N 11. Ст. 1146 и др.

Признание на государственном уровне информации как ценного ресурса для развития общества подкрепляется развитием средств телекоммуникации, доступностью интернет-технологий, цифрового телевидения и радио.
В связи с этим большая ответственность в сфере коммуникации ложится на те подразделения организаций, которые функционируют в целях реализации информационной политики организации, - пресс-службы, отделы по связям с общественностью и т.д.
При всей значимости функционирования пресс-службы в литературе, посвященной деятельности данного подразделения, внимание в основном уделяется преимущественно организационным, экономическим, рекламным и другим аспектам деятельности пресс-службы <5>; вместе с тем очевидно, что эффективная работа пресс-службы возможна только при должном уровне документационного обеспечения специфической деятельности подразделения.
--------------------------------
<5> Глазунова В.А. Пресс-служба города: значимость и особенности функционирования // Актуальные вопросы права, экономики и управления: Сборник статей XI Международной научно-практической конференции. Пенза, 2017. С. 329 - 331; Гущина А.А. Векторы развития деятельности пресс-служб в органах местного самоуправления // Научные труды Северо-Западного института управления. 2016. Т. 7. N 1 (23). С. 13 - 16.

На современном этапе деятельность пресс-служб регулируется, прежде всего, нормативно-правовыми актами в сфере СМИ <6>, а также локальными нормативными актами организаций. Деятельность пресс-служб федеральных, государственных и муниципальных органов власти может быть также регламентирована с помощью подзаконных актов <7>. Однако в принятых нормативных актах, равно как и в актах сферы документационного обеспечения и делопроизводства, отсутствуют какие-либо нормы, регулирующие точный состав, содержание, порядок разработки, оформления и утверждения документов пресс-службы, за исключением основных видов документов, которые образуются в деятельности любой организации.
--------------------------------
<6> О средствах массовой информации: Закон РФ...; О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации: Федеральный закон от 13 января 1995 г. N 7-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1995. N 3. Ст. 170.
<7> Об утверждении Положения о Пресс-службе Мэра и Правительства Москвы (на правах департамента): Распоряжение Правительства Москвы от 21 марта 2011 года N 199-РП // http://docs.cntd.ru/document/537904633. [Электронный ресурс]. (Дата обращения: 20.05.2018); Об утверждении Положения об Управлении пресс-службы и информации Президента Российской Федерации: Указ Президента РФ от 18.06.2012 N 874 // Собрание законодательства РФ. 2012. N 26. Ст. 3497 и др.

Особенности документационного обеспечения (состав и объем образующихся документов, их подготовка и утверждение) деятельности пресс-службы зависят прежде всего от сферы и масштаба деятельности, структуры организации, частоты взаимодействия со сторонними СМИ, регулярности фото- и видеосъемки корпоративных мероприятий, от того, возложены ли на пресс-службу функции рекламной деятельности <8>, и т.д.
--------------------------------
<8> Нарциссова С.Ю. Организация деятельности пресс-службы и позиционирование новостей. М., 2017. С. 84.

В деятельности пресс-службы образуются как типичные виды документов, характерные практически для любой организации, так и специфические виды документов, напрямую отражающие особенности функционирования пресс-службы.
К типичным видам документов относится организационно-распорядительная документация (положение о пресс-службе, должностные инструкции ее сотрудников, распоряжения руководства организации), планово-отчетная документация, переписка по основным вопросам деятельности и т.д. В целом, как показывает практика, данные документы пресс-службы не отличаются с точки зрения содержания, оформления и порядка разработки и утверждения от аналогичных документов других подразделений.
Специфические документы, образующиеся в деятельности пресс-службы, можно разделить на три самостоятельные группы: документы об освещении пресс-службой внутренних мероприятий организации (месячные и недельные планы-графики работы, заявки на освещение мероприятий от структурных подразделений, задание на фото- и видеосъемку, журнал регистрации мероприятий и т.д.), документы о взаимодействии со сторонними СМИ (документы об аккредитации сторонних СМИ в организации - заявки на аккредитацию, регистрационные документы и т.д.; запросы о деятельности организации, поступившие в пресс-службу; документы медиапланирования - планы мероприятий по взаимодействию со СМИ, переписка по вопросам размещения материалов об организации печати, на радио и телевидении, в сети Интернет) и, наконец, аналитические и информационные документы пресс-службы (пресс-релизы, информационные материалы для размещения в СМИ, справки, обзоры об освещении деятельности организации в СМИ и т.д.).

Кроме того, в пресс-службе организации может также формироваться значительный объем аудиовизуальных документов как результат фото- и видеосъемки и звукозаписи событий, а также копий телерадиопрограмм и иных информационных материалов об организации, подготовленных сторонними СМИ, если их временное хранение осуществляется в пресс-службе.
Состав документов пресс-службы может быть расширен, если на данное подразделение возложены не только информационно-коммуникативные и представительские функции, но и обязанности по созданию и распространению рекламных материалов об организации. В этом случае документальный комплекс может включать договоры с контрагентами на производство и размещение таких материалов, аналитические материалы экономического содержания (о целесообразности и эффективности рекламы и т.д.). Очевидно, что в этом случае штат пресс-службы должен включать специалистов в области маркетинговой деятельности.
Рассмотрим некоторые особенности подготовки и содержания перечисленных документов и их место в обеспечении эффективной работы пресс-службы.
Как и другие подразделения организации, пресс-служба функционирует на основе заранее утвержденного руководством организации плана работы, который, как правило, составляется на продолжительный период времени в зависимости от профиля и особенностей планирования деятельности организации.

Однако для более эффективной организации работы пресс-службы, особенно в организациях со сложной структурой, большой численностью работников, значительным количеством событий, которые подлежат фото- и видеодокументированию силами пресс-службы, а также при регулярном взаимодействии со СМИ, можно рекомендовать строить работу не только на основании годовых планов работы, но и на основе более подробных и гибких квартальных, месячных или недельных планов-графиков, поскольку их подготовка в течение всего года позволит учесть поступающие заявки на освещение мероприятий от подразделений организации, незапланированные события, юбилейные мероприятия и, таким образом, более оперативно осуществлять информационное сопровождение деятельности организации.
Как правило, планы-графики формируются на основе календаря памятных дат и праздников, информации о регулярных событиях в организации (заседаниях руководящих органов, мероприятиях, обусловленных графиком учебного процесса в образовательных организациях, и т.д.), в т.ч. на основе регламентов, с учетом информации, поступающей от руководства (о запланированных и внеплановых встречах, визитах делегаций, представителей других организаций и т.д.), а также на основе заявок на освещение мероприятий, которые подают в пресс-службу структурные подразделения организации.

План-график должен содержать информацию о названии и характере мероприятия, времени и месте проведения, количестве участников, форме документирования (фото- или видеосъемка), а также о полном либо фрагментарном характере съемки (событие фиксируется полностью от начала до завершения или только значимая его часть, например открытие мероприятия и выступление основных спикеров). Кроме этого, в документе может быть указана потребность в анонсировании мероприятия на корпоративном сайте и необходимость в подготовке информационного материала по его итогам. Также отмечается, предполагается ли приглашение представителей сторонних СМИ. Как правило, форма и характер документирования, а также подготовка анонсов и информационных материалов зависят от статуса и масштаба мероприятия и определяются структурным подразделением самостоятельно. Для удобства план-график составляется в табличной форме в печатном или электронном виде и утверждается руководителем пресс-службы.
Разработка таких подробных планов-графиков в пресс-службе позволяет эффективно распределять обязанности по освещению мероприятий между штатными фотографами и операторами организации, заранее информировать сторонние СМИ о важных мероприятиях, планировать приглашение журналистов на их освещение.

Помимо функции планирования план-график может выполнять и учетную функцию, заменяя собой отдельный документ - журнал регистрации мероприятий: по итогам проведения мероприятия в план-график в дополнительные графы можно вносить информацию о выполнении работы по освещению мероприятия с указанием ответственного лица и характера и результата работы (фото- или видеосъемка, подготовка информационного сообщения, размещение информации на сайте, публикация в СМИ и т.д.).
Заявки на освещение мероприятий являются достаточно важным документом, которые позволяют оперативно планировать работу пресс-службы и учитывать текущие мероприятия в своей работе. Для этого заявка должна содержать информацию о времени, месте проведения, характере мероприятия, форме документирования события (фото- или видеосъемка в полном или сокращенном объеме), необходимости анонсирования и освещения мероприятия на корпоративном сайте; форму заявки обычно разрабатывает пресс-служба. Ответственность за своевременную подачу заявок, как правило, лежит на подразделениях; в случае если в организации со сложной структурой проходит одновременно множество мероприятий, требующих освещения, пресс-служба может периодически централизованно проводить сбор заявок. Заявки подлежат регистрации, в дальнейшем на их основе формируется план работы пресс-службы, а также задания на фото- и видеосъемку.
Задание на фото-, видеосъемку (звукозапись) является факультативным видом документа; как правило, документальное оформление заданий практикуется в пресс-службах, имеющих собственный штат фотографов и операторов для регулярной съемки мероприятий в организации и за ее пределами. В этом случае оформление заданий и их регистрация позволяют избежать параллелизма в работе, эффективно обеспечивать кадрами информационную деятельность организации. Обычно задание формируется на основе плана-графика или заявки подразделения и содержит информацию о мероприятии (характер, время и место проведения и т.д.), а также указания по аудиовизуальному документированию, в т.ч. о форме и характере съемки. При этом фотограф/оператор на основе полученной информации самостоятельно решает технические и творческие вопросы, связанные с выбором техники, методами съемки и т.д.
В случае если для успешной деятельности организации обязательным условием является систематическое взаимодействие со СМИ в рекламных и имиджевых целях, что особенно актуально для коммерческих организаций, благотворительных фондов, политических партий и объединений, планирование работы пресс-службы включает не только разработку планов-графиков освещения внутренних мероприятий, но и т.н. медиапланирование - подготовку программы мероприятий по взаимодействию со СМИ с целью создания определенного образа организации, продвижения бренда и т.д. Основы медиапланирования достаточно подробно освещены в профессиональной литературе, документы медиапланирования включают как традиционную плановую документацию, официальную переписку, так и творческую документацию, поэтому этот аспект деятельности пресс-службы в статье не рассматривается.

Следующим значимым комплексом документов пресс-службы являются документы о взаимодействии со сторонними СМИ: документы об аккредитации журналистов (переписка по вопросам аккредитации, заявки на аккредитацию, перечни аккредитованных СМИ и журналистов и т.д.), а также документы о поступивших в организацию официальных запросах СМИ (запросы и ответы на них). Данный комплекс документов обычно образуется в тех учреждениях и организациях, которые являются постоянными "ньюсмейкерами": в органах власти, у должностных лиц, в крупных коммерческих организациях т.д. В других организациях взаимодействие со СМИ может носить нерегулярный характер.
Заявки на аккредитацию являются официальным запросом зарегистрированного средства массовой информации на предоставление их сотруднику доступа в организацию для участия в освещении мероприятий. Как правило, заявки оформляются на фирменных бланках редакции СМИ и направляются в организацию в электронном или печатном виде. При этом организация, которая предоставляет аккредитацию, вправе сама устанавливать требования к такого вида документам, в т.ч. требовать копию регистрационного свидетельства СМИ, поскольку в нормативно-правовых актах порядок аккредитации не оговаривается. Полученные заявки подлежат регистрации (допустимо в электронном виде) с отметкой о принятом пресс-службой решении.
Если в ответ на заявку об аккредитации было принято положительное решение, то пресс-служба оформляет и выдает представителю аккредитованного СМИ документ об аккредитации (удостоверение, карточку и т.д.).
Аккредитационные удостоверения (аккредитационные карточки) оформляются на бланках произвольного размера и формы с наименованием организации, выдавшей аккредитацию. Среди других обязательных реквизитов - дата выдачи и срок действия аккредитации, подпись должностного лица (руководителя организации или пресс-службы), печать организации. При оформлении удостоверения в нем указываются название СМИ и Ф.И.О. аккредитованного корреспондента. На удостоверении может быть предусмотрено место для фотографии журналиста (для постоянной или долговременной аккредитации). В случае отсутствия фотографии аккредитация действительна только вместе с журналистским удостоверением или паспортом для прохода на мероприятия.
Если в организации аккредитовано множество СМИ и взаимодействие с ними в рамках текущих или специально организованных мероприятий (пресс-конференций, например) проходит на регулярной основе, то возникает необходимость в учете аккредитованных СМИ и журналистов, а также в мониторинге информации об организации, которая публикуется аккредитованными СМИ. В этом случае целесообразно вести учетные списки аккредитованных СМИ с указанием названия средства массовой информации, его формата и специализации, имен аккредитованных журналистов, даты выдачи и срока действия аккредитации и с отметками об участии представителей конкретного СМИ в мероприятиях организации; информация в таких документах систематизируется по хронологии либо по алфавиту названий СМИ для удобства поиска. При этом если пресс-служба осуществляет сбор и мониторинг информационных материалов об организации, опубликованных в СМИ (статей, интервью, фоторепортажей), то целесообразно их хранить совместно с документами об аккредитации конкретного СМИ, формируя портфолио.
Что касается официальных запросов СМИ, направленных в организацию, то в нормативно-правовых актах установлены только сроки их исполнения: три дня на обоснование отказа в предоставлении информации, семь дней на предоставление ответа по существу запроса <9>. Также возможна отсрочка в предоставлении информации с указанием причины и конкретного срока исполнения запроса. При этом с точки зрения подготовки, оформления и согласования ответы на запросы СМИ практически не отличаются от других документов, относящихся к официальной переписке.
--------------------------------
<9> О средствах массовой информации: Закон РФ... Ст. 40.

Информационно-аналитические документы пресс-службы могут включать как официальные документы (пресс-релизы, аналитические отчеты, справки), так и творческие документы (статьи, интервью, очерки). Обязательность и регулярность их создания и распространения в компании и за ее пределами определяются информационной политикой организации; порядок составления, оформления, утверждения и учета зависит от статуса документа. Официальные документы составляются и оформляются согласно общим правилам, принятым в организации. Тексты творческих документов пресс-службы по наиболее важным вопросам деятельности организации (программные статьи, интервью с руководством организации и т.д.), предназначенные для опубликования на корпоративном сайте или печатном издании, в сторонних СМИ, подлежат согласованию с руководством организации, их оформление носит свободный характер; материалы информационного характера (отчеты о мероприятиях, обзоры, анонсы, новостные материалы) согласованию не подлежат. При этом рекомендуется вести учет и систематизацию опубликованных творческих материалов пресс-службы для оценки эффективности информационной политики организации, фиксации откликов на материалы, изучения реакции аудитории (при публикации на официальных страницах организации в социальных сетях, например).
Что касается сроков хранения специфических документов пресс-службы, то для большинства рассмотренных в статье документов предусмотрен временный срок хранения: для документов об аккредитации СМИ - 3 года, для переписки со СМИ по вопросам размещения материалов об организации, официальных и творческих информационно-аналитических документов пресс-службы, опубликованных в СМИ и на корпоративном сайте организации, - 5 лет ЭПК; информационные обзоры для распространения внутри организации хранятся до минования надобности <10>.
--------------------------------
<10> Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. 2010 // http://archives.ru/documents/perechen_typdocs_main_6.shtml#6_2. [Электронный ресурс]. (Дата обращения 20.05.2018).

Для документов текущего планирования, а также для документов, сроки хранения которых не определены действующими нормативно-методическими разработками (заявки на освещение мероприятий, задания на съемку и т.д.), можно рекомендовать срок хранения 1 год, так как информация, содержащаяся в данных документах, аккумулируется в дальнейшем в основной планово-отчетной документации пресс-службы.
В целом реализация описанной в статье практики ведения документов пресс-службы позволяет осуществлять гибкое планирование деятельности, мониторинг информационного фона вокруг организации, эффективное взаимодействие со СМИ, а также аналитическую обработку информации о деятельности организации и непосредственно пресс-службы для формирования отчетов о деятельности подразделения.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:



Вернуться на предыдущую страницу

Последние новости
  • Москва, Московская область
    +7 (499) 703-47-96
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 309-56-72
  • Федеральный номер
    8 (800) 555-67-55 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных


25 января 2019 г.
Проект Федерального закона № 632702-7 "О внесении изменения в статью 19 Федерального закона "О валютном регулировании и валютном контроле"

В целях исключения негативного влияния на финансовый рынок и стабильность внутреннего валютного рынка законопроектом предлагается наделить Банк России полномочиями по согласованию перечня резидентов, которые могут не репатриировать денежные средства в Российскую Федерацию в связи с введением в отношении них мер ограничительного характера.




19 января 2019 г.
Проект Федерального закона № 628352-7 "О внесении изменений в Федеральный закон "О рынке ценных бумаг" и Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон "О рынке ценных бумаг" и статью 3 Федерального закона "О саморегулируемых организациях в сфере финансового рынка"

Законопроектом вносятся изменения в статью 6.1 Федерального закона "О рынке ценных бумаг", которые предоставляют возможность участникам финансового рынка, оказывающим услуги по финансовому консультированию и являющимся членами соответствующей саморегулируемой организации в сфере финансового рынка, определить признаки индивидуальной инвестиционной рекомендации в базовом стандарте данной саморегулируемой организации.




11 января 2019 г.
Проект Федерального закона № 621469-7 "О внесении изменения в статью 1 Федерального закона "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации"

Законопроектом предлагается не распространять на хозяйствующих субъектов, выручка которых от реализации товаров за последний календарный год не превышает четырехсот миллионов рублей, действие частей 1 и 2 статьи 9 Федерального закона, которые устанавливают обязанности по размещению информации об условиях отбора контрагента для заключения договора поставки и об условиях такого договора на своем сайте в сети "Интернет".




1 января 2019 г.
Вступил в силу Федеральный закон от 29 июля 2018 г. N 251-ФЗ "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "Об организации страхового дела в Российской Федерации"

Цель закона - повышение эффективности входящих на страховой рынок организаций и защиты прав потребителей страховых услуг. Основная задача закона - совершенствование процедуры лицензирования субъектов страхового дела, в том числе внедрение процедуры оценки соискателя лицензии путем анализа планируемых им бизнес-процессов, а также процедуры регистрации юридического лица через Банк России одновременно с получением лицензии на осуществление страховой деятельности.




18 декабря 2018 г.
Проект Федерального закона № 614127-7 "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств"

Законопроект предлагает дополнить существующий порядок и условия обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств,  предусмотрев возможность заключения договора обязательственного страхования, который бы мог действовать в отношении любого транспортного средства, находящегося во владении страхователя, если оно соответствует типу (категории) и назначению транспортного средства, указанного в таком договоре.



В центре внимания:


О реализации конституционного права на нотариальную защиту (Лакоба А.Д.)

Дата размещения статьи: 26.01.2019

подробнее>>

Совершенствование учебно-методического обеспечения подготовки высококвалифицированных нотариусов как условие реализации их правового статуса (Ушакова Е.Ю.)

Дата размещения статьи: 26.01.2019

подробнее>>

Конструкция залогового обязательства при множественности кредиторов (Челышева Н.Ю.)

Дата размещения статьи: 26.01.2019

подробнее>>

Равные начала выступления Российской Федерации с иными участниками гражданских правоотношений (Садриева Р.Р.)

Дата размещения статьи: 26.01.2019

подробнее>>

К вопросу о понятии и признаках обычая в гражданском обороте и семейных отношениях (Ханукаев Ю.Э.)

Дата размещения статьи: 26.01.2019

подробнее>>
Предпринимательство и право, информационно-аналитический портал © 2011 - 2019
При любом использовании материалов сайта - активная ссылка на сайт lexandbusiness.ru обязательна.

Навигация

Статьи