Быстрая навигация: Каталог статей Иные вопросы Электронные проездные документы. Документальное подтверждение расходов в налоговом учете (Голикова Е.)

Электронные проездные документы. Документальное подтверждение расходов в налоговом учете (Голикова Е.)

Дата размещения статьи: 18.07.2014

Как показывает практика хозяйственной деятельности, все чаще командированные работники, они же подотчетные лица, представляют в бухгалтерию в качестве подтверждения командировочных расходов электронные проездные документы. Поэтому возникает вопрос: каким же образом подтвердить для целей налогового учета понесенные командированным работником расходы в случае представления им электронных железнодорожных и авиабилетов? Проанализируем это, базируясь на требованиях действующего законодательства.

Расходы в налоговом учете

Напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Следует обратить внимание на то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, что подтверждается и разъяснениями Минфина России, приведенными в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18.

Документы служебных командировок

Напомним, что согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (далее - Положение N 749).
Если работник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации по распоряжению работодателя, то командировочное удостоверение не оформляется, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения N 749). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок командировки определяется по отметкам о датах приезда в место командирования и выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, куда командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о датах приезда и выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Таким образом, командировочное удостоверение является документом, косвенно подтверждающим произведенные командировочные расходы.
При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс для оплаты расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения N 749).
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Затем необходимо произвести окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Фактические расходы по проезду

В отношении электронных проездных документов следует руководствоваться Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации", в п. 2 которого определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее - электронный билет) представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеет следующие структуру и содержание.
Структура электронного билета:
- электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число таких купонов может составлять от 1 до 4);
- электронный контрольный купон;
- электронный агентский купон;
- маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
содержание электронного билета:
- маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), электронный полетный, электронный контрольный, электронный агентский купоны содержат следующие сведения о перевозке пассажира и багажа: сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилию, имя, отчество, наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилию, другие сведения в соответствии с международными нормами); наименование и (или) код перевозчика; номер рейса; дату отправления рейса; время отправления рейса; наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса; тариф; эквивалент тарифа (если применяется); итоговую стоимость перевозки; форму оплаты; сборы (если применяются); наименование и (или) код класса бронирования; код статуса бронирования; дату оформления; наименование агентства/перевозчика, оформившего билет; норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению); уникальный номер электронного билета.
Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно;
- маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), электронные (полетный, контрольный, агентский) купоны могут иметь другую дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров и багажа;
- уникальный номер электронного билета перевозчика содержит международный трехцифровой код перевозчика и состоящие из 10 цифр код формы и серийный номер.
Таким образом, в целях налогообложения подтвердить расходы на электронный авиабилет можно маршрут/квитанцией электронного документа на бумажном носителе (с указанием стоимости перелета) и посадочным талоном на бумажном носителе, подтверждающим перелет по зафиксированному в билете маршруту (Письмо Минфина России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271).
Другим руководящим документом является Приказ Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте", в п. 2 которого определено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте (далее - электронный билет) используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании или в пригородном сообщении, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.
Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира: дату и время заказа; номер поезда; железнодорожные станции отправления и назначения; дату и время отправления поезда; дату и время прибытия поезда; номер и тип вагона; класс обслуживания (категория поезда - если применяется); номер места в вагоне; наименование и (или) код перевозчика; признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется); сведения о пассажире - фамилию, имя, отчество (или инициалы), наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность; тариф (билет, плацкарта); итоговую стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость); форму оплаты; сборы (если применяются); дату оформления; наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.
Следовательно, в целях налогообложения подтвердить расходы на приобретение электронного железнодорожного билета можно:
- электронным билетом на бумажном носителе;
- контрольным купоном электронного проездного документа (билета) на бумажном носителе (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным по информационно-телекоммуникационной сети с указанием стоимости проезда (Письмо Минфина России от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597).
При наличии указанных документов не требуется представлять выписку, подтверждающую оплату билета банковской картой (Письма Минфина России от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090, от 29.08.2013 N 03-03-07/35554).
Электронный билет (посадочный талон) подтверждает факт состоявшегося проезда (перелета), а контрольный купон электронного проездного документа (маршрут/квитанция) на бумажном носителе с указанием стоимости проезда (перелета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, подтверждает состоявшийся факт оплаты (Письма Минфина России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 14.01.2014 N 03-03-10/438).

Нюансы оформления электронных проездных документов

Перевод на русский язык

Если маршрут/квитанция электронного билета выписана на иностранном языке, то необходим перевод на русский (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202). По разъяснениям финансового ведомства, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации без привлечения первого (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168).
Специалисты налоговой службы отмечают, что электронный авиабилет - это унифицированная международная форма документа, поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Фамилия и имя пассажира указываются транслитерацией - замещением кириллических символов на латинские. Сами же наименования реквизитов, указанные на английском языке, как правило, соответствуют наименованиям, которые содержатся в Форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15. Следовательно, при таком заполнении билета его не нужно переводить на русский язык для подтверждения расходов (Письмо ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Подлинник и дубликат электронного проездного документа

В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу используется подлинник проездного документа.
В случае потери подлинников проездных документов нормы ст. 252 НК РФ допускают применение дубликата проездного документа или копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, которая осуществила перевозку физического лица, или справки из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки. В п. 1 ст. 252 НК РФ допускается использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы.

Утеря электронного проездного документа

В случае утери посадочного талона у авиаперевозчика или его представителя можно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письма Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187).
Минфин России и УФНС России по г. Москве в своих разъяснениях указывали, что если посадочный талон утерян, то стоимость полета определяется по маршрут/квитанции на бумажном носителе, а факт перелета косвенно подтверждается приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ (Письмо Минфина России от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@).
При отсутствии оригинала проездного документа (посадочного талона) основанием для признания расходов по его оплате служит накладная (счет, счет-фактура), которая должна содержать сведения о номере бланка проездного документа, стоимости билета, Ф.И.О. пассажира, маршруте (рейсе), датах отправления из конечных пунктов. При этом обязательно наличие приказа на командировку, служебного задания и копий страниц загранпаспорта со штампами о пересечении государственных границ (при загранкомандировках) - таковы разъяснения УФНС России по г. Москве в Письмах от 15.07.2008 N 20-12/066864, от 31.08.2007 N 20-12/083337 и Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18.
Равным образом затраты можно подтвердить дубликатом проездного документа или копией экземпляра, оставшегося у транспортной организации (по разъяснениям в Письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Вернуться на предыдущую страницу

Последние новости

Бесплатная консультация юриста по телефонам:

Вся Россия

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

29 декабря 2021 г.
Проект Федерального закона № 48749-8 "О внесении изменений в Федеральный закон "О потребительском кредите (займе)" и отдельные законодательные акты Российской Федерации"

Целью законопроекта является защита прав заемщиков по договору потребительского кредита (займа). В соответствии с указанной целью, законопроект направлен на совершенствование порядка расчета полной стоимости потребительского кредита, касающегося максимально точной оценки расходов заемщика, которые связанны с получением потребительского кредита.

25 декабря 2021 г.
Проект Федерального закона № 46071-8 "О внесении изменений в Федеральный закон "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" и отдельные законодательные акты Российской Федерации"

В связи с тем, что деятельность платежных агентов сконцентрирована в социально значимых сегментах рынка платежных услуг, законопроектом устанавливаются расширенные требования к лицам, осуществляющим деятельность по приему платежей физических лиц. Также Банк России наделяется полномочиями по осуществлению контроля (надзора) за деятельностью операторов по приему платежей.

20 декабря 2021 г.
Проект Федерального закона № 42326-8 "О внесении изменений в части первую и вторую Гражданского кодекса Российской Федерации"

Целью законопроекта является недопущение заключения сделок, влекущих отчуждение собственниками общего долевого имущества, в результате которых не выделенная в натуре доля в праве на неделимый объект собственности переходит к посторонним лицам в нарушение прав и законных интересов совладельцев.

10 декабря 2021 г.
Проект Федерального закона № 36447-8 "О внесении изменений в часть 4 статьи 15.5 ФЗ "Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты РФ"

Законопроект обращен на урегулирование отношений, связанных с открытием счетов эскроу. В целях исключения давления со стороны застройщика на участников строительства и урегулирования отношений предлагается уточнить в Законе № 214-ФЗ "Об участии в долевом строительстве..." норму о сроке условного депонирования.

3 декабря 2021 г.
Проект Федерального закона № 29564-8 "О внесении изменения в Федеральный закон "О развитии сельского хозяйства"

Целью законопроекта является создание правовой базы для деятельности информсистемы информационных ресурсов агропромышленного комплекса, которая дозволит обеспечить перевод в электронный вид, убыстрение процессов получения и увеличение эффективности мер госпомощи в сфере сельхозпроизводства, также сокращение издержек сельскохозяйственных производителей товаров на представление отчетности и её перевод в электронный вид.