Главная Новости Общие вопросы Формы деятельности Договоры Виды деятельности Вопрос-ответ Контакты

Быстрая навигация: Каталог статей > Иные вопросы > Авансовый отчет: порядок заполнения, учет расходов (Солнцева А.)

Авансовый отчет: порядок заполнения, учет расходов (Солнцева А.)

Дата размещения статьи: 24.11.2015

Иногда для оплаты товаров, работ, услуг автономные учреждения могут выдавать работникам деньги под отчет. О выданных им суммах они должны в течение определенного времени отчитаться, то есть составить авансовый отчет. Как его заполнить, рассмотрим в статье. Кроме того, напомним, как на основании авансового отчета производится отражение в бухгалтерском учете операций по учету расчетов с подотчетными лицами. 

Прежде чем приступить к рассмотрению данной темы, следует обратить внимание на условия, которые нужно соблюдать при выдаче (перечислении) денежных средств под отчет сотрудникам учреждения.

Независимо от того, производится выдача (перечисление) подотчетной суммы сотруднику наличными из кассы учреждения или путем безналичного перечисления на банковскую карту, необходимо выполнить следующие условия:

- выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего информацию о назначении аванса, расчет (обоснование) размера аванса и информацию о сроке выдачи (п. 213 Инструкции N 157н <1>);

- выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).

--------------------------------

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

 Из буквального прочтения положений п. 214 Инструкции N 157н следует, что можно выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.

При этом согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) выдача наличных денег под отчет осуществляется при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Следует также обратить внимание на такой момент. Указанием N 3210-У не установлены ограничения выдачи (перечисления) подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Таким образом, учреждение вправе (не обязано) определить их своим внутренним локальным актом (положением, учетной политикой).

Считается, что, если в документах о выдаче денежных средств под отчет не указан предельный срок расходования, денежные средства должны быть израсходованы подотчетным лицом в день получения.

При расчетах с другими организациями следует помнить о предельном размере расчета наличными средствами. Согласно п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

А вот перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет, нужно обязательно утвердить учетной политикой.

Подотчетные лица для получения наличных средств и оплаты товаров, работ, услуг могут использовать расчетные банковские карты, открытые учреждению в органах ОФК. Такие карты открываются для конкретных сотрудников (перечень которых утвержден учетной политикой).

Обеспечение сотрудников, убывающих в служебные командировки, расчетными банковскими картами представляется нецелесообразным. В Письме Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 рассматривался вопрос о правомерности перечисления денежных средств на командировочные расходы на зарплатную карту работника. Названные ведомства указали на нецелесообразность выдачи карт учреждения каждому сотруднику, направляемому в командировку, и придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете выданные (перечисленные) денежные средства следует отразить следующей корреспонденцией счетов: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы под отчет наличные денежные средства из кассы учреждения

0 208 XX 000

0 201 34 000

Перечислены денежные средства в подотчет на банковскую карту, выданную ОФК <*>

0 210 03 000

0 201 11 000

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат посредством банковской карты, выданной ОФК <*>

0 208 XX 000

0 210 03 000

Перечислены денежные средства в подотчет на зарплатную карту работника

0 208 XX 000

0 201 11 000

0 201 21 000

-----------------------------

<*> Данные корреспонденции предусмотрены в проектах изменений Инструкций N 174н <2>, N 183н <3>. До момента утверждения изменений их необходимо зафиксировать в учетной политике учреждения.

--------------------------------

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

 

Заполнение авансового отчета 

С принятием Приказа Минфина России от 30.03.2015 N 52н авансовый отчет составляется по форме 0504505 (ранее применялась форма 0504049). Новая форма авансового отчета по сравнению с прежней практически не претерпела никаких изменений. В нее лишь добавлены поля для указания ИНН и КПП учреждения.

На лицевой стороне авансового отчета в его заголовочной части проставляется номер авансового отчета и указывается дата составления. Также отражаются наименование учреждения, структурного подразделения, единица измерения, валюта. Здесь же указываются сведения о подотчетном лице и его должность и проставляется назначение аванса.

В содержательной части авансового отчета, представленной в виде таблицы, подотчетным лицом отражаются следующие показатели:

- остаток или перерасход по предыдущему авансу;

- полученная подотчетным лицом сумма аванса. Она отражается с указанием даты его получения и номера расходного кассового ордера. Если денежные средства были перечислены на банковскую карту сотрудника, то проставляются номер платежного поручения и дата перечисления;

- фактически израсходованные подотчетным лицом суммы, их расшифровка приводятся на оборотной стороне авансового отчета в графах 1 - 6. В них в порядке их записи в отчете указываются номер и дата подтверждающего расходы документа, кому, за что и по какому документу уплачено, сумма расхода по отчету, выводится итоговая сумма и отражается либо остаток, либо перерасход. При оплате приобретенных товароматериальных ценностей и оказанных услуг с использованием банковской карты к авансовому отчету следует приложить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с ее использованием. Перечисленные документы служат подтверждением фактического совершения расходов. 

На заметку. Если подотчетное лицо, направляемое в служебную командировку, прикладывает к авансовому отчету документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы, составленные на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н). Их перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самого учреждения (при его наличии) (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202). 

Остаток или перерасход указываются на лицевой стороне авансового отчета. Здесь же должны быть (при необходимости) заполнены сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода, подтвержденные подписью кассира. Если средства внесены (перечислены) безналичным путем в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" нужно отразить номер и дату платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие при выдаче перерасхода.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Следует обратить внимание на такой момент: согласно п. 203 Инструкции N 157н задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат. То есть при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте под отчет.

Также предусмотрено, что сумма выданного сотруднику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года, полученный от переоценки активов.

Авансовый отчет должен содержать подпись руководителя учреждения или лица, им уполномоченного, утверждающих этот отчет.

 

Представление авансового отчета 

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указаний N 3210-У).

 

Учет расчетов с подотчетными лицами 

Утвержденный авансовый отчет является основанием для уменьшения задолженности подотчетного лица.

В бухгалтерском учете операции по списанию задолженности подотчетного лица отражаются следующей корреспонденцией счетов: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списаны с подотчетного лица суммы на основании авансового отчета в размере подтвержденных оправдательными документами расходов

0 105 XX 340

0 106 XX XXX

0 109 XX XXX

0 401 20 2XX

0 208 XX 000

 

Операции по внесению неизрасходованного остатка денежных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей записью: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Внесен неизрасходованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения

0 201 34 000

0 208 XX 000

Внесены денежные средства из кассы учреждения на банковскую карту, выданную ОФК <*>

0 201 23 000

0 201 34 000

Зачислены на лицевой счет учреждения денежные средства, внесенные через банкомат <*>

0 210 03 000

0 201 11 000

0 201 23 000

0 210 03 000

--------------------------------

<*> Необходимо предусмотреть в учетной политике учреждения.

 

Пример 1. На основании представленных автономным учреждением заявки на получение наличных денег и денежного чека были получены и выданы в подотчет наличные денежные средства за счет приносящей доход деятельности:

а) на приобретение хозматериалов на сумму 3000 руб.;

б) на выдачу аванса на командировочные расходы:

- на приобретение проездных документов - 3000 руб.;

- на наем жилого помещения - 2000 руб.;

- суточные - 400 руб.

Согласно утвержденным руководителем авансовым отчетам произведено списание задолженности подотчетных лиц за осуществленные ими расходы, подтвержденные следующими документами:

- товарным чеком на приобретение хозтоваров в сумме 2800 руб.;

- проездным билетом на сумму 3000 руб.;

- квитанцией на оплату гостиницы в сумме 2000 руб.

В расходы включена сумма суточных в размере 400 руб.

Командировочные затраты формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе прямых расходов.

Неиспользованный остаток наличных средств внесен в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующими записями: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выбыли денежные средства с лицевого счета учреждения, открытого в ОФК, на основании заявки

((3000 + 3000 + 2000 + 400) руб.)

2 210 03 000

2 201 11 000

8400

Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения

2 201 34 000

2 210 03 000

8400

Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетным лицам:

 

 

 

а) на приобретение хозматериалов;

2 208 34 000

2 201 34 000

3000

б) на выдачу аванса на командировочные расходы:

 

 

 

- на приобретение проездных документов;

2 208 22 560

 

3000

- на наем жилых помещений;

2 208 26 560

 

2000

- суточные

2 208 12 560

 

400

Приняты к учету командировочные расходы:

 

 

 

- на проезд;

2 109 60 222

2 208 22 000

3000

- на оплату гостиницы;

2 109 60 226

2 208 26 000

2000

- суточные

2 109 60 212

2 208 12 000

400

Приняты к учету хозматериалы

2 105 34 000

2 208 34 000

2800

Внесен в кассу неиспользованный остаток

2 201 34 000

2 208 22 000

200

 

Пример 2. На основании заявки на получение денежных средств, перечисляемых на карту за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания, были перечислены на зарплатную карту работника, направляемого в командировку, денежные средства:

- на оплату гостиницы - 6000 руб.;

- суточные - 300 руб.

По возвращении из командировки в бухгалтерию учреждения представлен утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому приложены следующие документы:

- чек банкомата о снятии наличных денежных средств в сумме 6300 руб.;

- квитанция по оплате услуг гостиницы в размере 5900 руб.

Также в авансовом отчете отражены расходы на выплату суточных - 300 руб.

Неиспользованный остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.

Командировочные затраты формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе прямых расходов.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражено списание средств со счета учреждения на основании заявки:

 

 

 

- на оплату гостиницы;

4 208 26 000

4 201 11 000

6000

- суточные

4 208 12 000

 

300

Приняты к учету командировочные расходы:

 

 

 

- на оплату гостиницы;

4 109 60 226

4 208 26 000

5900

- суточные

4 109 60 212

4 208 12 000

300

Внесен неиспользованный остаток в кассу учреждения

4 201 34 000

4 208 26 000

100

 

* * * 

В заключение следует сказать, что, выдавая денежные средства в подотчет, следует соблюдать условия их выдачи, производить заполнение авансового отчета в соответствии с изложенным порядком. В Письме Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647 указано: если оформление авансового отчета произведено с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствуют необходимые приложения к авансовому отчету или они ненадлежаще оформлены, авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства РФ. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в определенном порядке.

 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:



Вернуться на предыдущую страницу

Последние новости
  • Москва, Московская область
    +7 (499) 703-47-96
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 309-56-72
  • Федеральный номер
    8 (800) 555-67-55 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных


2 сентября 2019 г.
Проект Федерального закона № 785806-7 "О праве собственности на гаражи и гаражных объединениях"

Вопросы гаражного строительства, оформления прав на гаражи и формы объединений граждан в целях реализации цели по возведению данных объектов являются традиционно актуальными для физических и юридических лиц. Принятие законопроекта способно снять правовую неопределенность статуса гаражей и машино-мест, а также статуса объединений их собственников. Это, в свою очередь, положительно скажется на развитии гражданского оборота в целом и послужит стимулом для развития гаражного строительства.




20 августа 2019 г.
Проект Федерального закона № 778269-7 "О внесении изменения в статью 52 Федерального закона "О защите конкуренции"

В настоящее время количество антиконкурентных нарушений продолжает оставаться высоким. С целью оперативного устранения выявленных нарушений законопроектом предлагается установить, что в случае принятия заявления об обжаловании предписания антимонопольного органа к производству арбитражного суда исполнение предписания антимонопольного органа, выданного органу государственной власти или органу местного самоуправления, не приостанавливается (если иное не предусмотрено судебным актом).




12 августа 2019 г.
Проект Федерального закона № 771509-7 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части наделения Правительства РФ полномочием на утверждение требований к форме и содержанию годовых отчетов о выполнении программ деятельности государственных корпораций (компаний), публично-правовых компаний"

Законопроектом предлагается внести в Налоговый кодекс РФ изменения, предусматривающие, что в случае безвозмездной передачи органам государственной власти имущества, приобретенного (созданного) за счет средств субсидии, налогоплательщик вправе наравне с признанием внереализационного дохода в виде сумм субсидии в порядке пункта 4.1 статьи 271 НК РФ также признавать расход в виде стоимости безвозмездно передаваемого имущества.




7 августа 2019 г.
Проект Федерального закона № 770765-7 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования отношений, связанных с созданием искусственных земельных участков, созданных на водных объектах, находящихся в федеральной собственности"

Законопроект, в частности, предусматривает внесение изменений  в части исключения положений о проведении аукциона на право создания искусственного земельного участка на водном объекте, регламентации вопросов, связанных с созданием искусственных земельных участков на водных объектах, находящихся в федеральной собственности, в том числе при создании морского порта и расширении его территории.




4 августа 2019 г.
Вступил в силу Федеральный закон от 3 августа 2018 г. N 320-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"

Целью данного Закона является стимулирование добровольного страхования жилья граждан. Законом устанавливается, что органы государственной власти субъектов РФ вправе разрабатывать, утверждать и реализовывать программы организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территориях субъектов РФ жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования.



В центре внимания:


Акты высших судебных органов как средство гармонизации российского гражданского процессуального права (Самсонов Н.В.)

Дата размещения статьи: 21.08.2019

подробнее>>

К вопросу об отмене экспортной пошлины на нефть и нефтепродукты (Горбунова Е.Н.)

Дата размещения статьи: 21.08.2019

подробнее>>

Особые пошлины: практика применения антидемпинговых, компенсационных и специальных пошлин (Мокров Г.Г.)

Дата размещения статьи: 21.08.2019

подробнее>>

Правовое обеспечение учета экологических требований при территориальном планировании (Кичигин Н.В.)

Дата размещения статьи: 21.08.2019

подробнее>>

Порядок осуществления контроля за расходами отдельных категорий лиц: проблемы и пути решения (Цирин А.М., Севальнев В.В.)

Дата размещения статьи: 21.08.2019

подробнее>>
Предпринимательство и право, информационно-аналитический портал © 2011 - 2019
При любом использовании материалов сайта - активная ссылка на сайт lexandbusiness.ru обязательна.

Навигация

Статьи