Главная Новости Общие вопросы Формы деятельности Договоры Виды деятельности Вопрос-ответ Контакты

Быстрая навигация: Каталог статей > Иные вопросы > Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ (Привалов В.Ф., Попова Е.Н.)

Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ (Привалов В.Ф., Попова Е.Н.)

Дата размещения статьи: 27.04.2016

История развития архивного дела в стране показывает, что обеспечение сохранности документов (ОСД) стало важнейшим направлением архивной работы в 1930-х гг., когда выяснилось, какое тяжелое наследие оставили архивам две революции, Первая мировая и Гражданские войны. Именно плохое физическое состояние документов, опасность их утраты сделали задачи ОСД первоочередными - в практическом, методическом и научном аспектах <1>. Последующие годы войны 1941 - 1945 гг., перемещение огромных массивов документов в эвакуацию и обратно еще более актуализировали проблемы ОСД.
--------------------------------
<1> Привалов В.Ф., Колосова Э.В., Иванова И.В. Обеспечение сохранности документов на различных этапах архивного строительства // Советские архивы. 1984. N 1. С. 14.

В конце 1980-х гг. на фоне внешне благополучной статистики стало очевидно: огромное, разнообразное по свойствам и состоянию документальное наследие нельзя сохранить, если исходить из прежних догм сохранности всех документов. Проанализировав уровень развития архивного дела, состояние и масштабы архивного фонда страны, реальные возможности архивов и лабораторий, ВНИИДАД выдвинул и обосновал концепцию дифференцированного принципа ОСД, избирательной сохранности с учетом приоритетов документов <2>. Были разработаны концепция дифференциации задач ОСД, методика оценки физического состояния документов, буквенно-цифровая система индексации дефектов носителей и текстов, способ малой выборки оценки состояния крупных массивов архивных документов <3>.
--------------------------------
<2> Привалов В.Ф. Колосова Э.В. Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: Методическое пособие / ВНИИДАД. М., 1989.
Привалов В.Ф. Оценка физического состояния документов // Отечественные архивы. 1995. N 2. С. 19 - 27.
<3> Привалов В.Ф., Бобкова В.Н., Куроедова Л.В. Оценка физического состояния документов. Способ малой выборки: Практическое пособие / ВНИИДАД. М., 1996.

Сложность проблем ОСД усугублялась также тем, что на протяжении одного столетия дважды радикально менялись свойства и способы создания бумажного документа - основного вида архивной документации. Первая радикальная трансформация на рубеже XIX - XX вв. привела к появлению нестойких древесных бумаг, синтетических красителей и машинописи: документ стал массовым общественным продуктом с низкой долговечностью. Вторая трансформация произошла на рубеже XX - XXI вв. в условиях быстрой и массовой компьютеризации общества. Принтеры стали основным средством создания бумажных документов, исчезла машинопись, появились новые принтерные бумаги и средства текстонанесения. Это привело к появлению огромного разнообразия фирменных рецептур матричного, струйного, лазерного текстонанесения и принтерных текстов с разными свойствами, в том числе выцветающих, водорастворимых, легкостираемых и т.п. Аналогичную трансформацию претерпели и рукописные средства текстонанесения. И первая, и вторая трансформации носили радикальный характер, и для каждой был характерен т.н. период несовершенства, когда широко применялись случайные вещества, временные рецептуры, что также негативно отразилось на свойствах и долговечности документов. В последнее десятилетие XX в. начался период интенсивного использования документов и одновременно массового применения новых технологий воспроизведения документов с использованием ксероксов, сканеров, цифровых камер со вспышками, т.е. резко возросла угроза светового разрушения документов при использовании во всех видах <4>.
--------------------------------
<4> Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2003.

XX в. не только изменил свойства и долговечность документа, он внес коррективы в саму концепцию сохранности объектов.
Концепция ОСД сегодня - это не только традиционная сохранность документа как единого материального объекта. Это, кроме того, концепция сохранности информации.
Это означает, во-первых, что будет неизбежно сокращаться объем реставрационных работ и увеличиваться удельный вес и значение воспроизведения как способа спасения только информации. Во-вторых, смещение вектора внимания к тексту как материальному носителю информации. Это означает, в-третьих, что ключевым элементом в цепи организационных, практических задач ОСД становится физическое состояние документов, т.к. при плохом состоянии нельзя спасти ни оригиналы, ни информацию <5>.
--------------------------------
<5> Привалов В.Ф. Обеспечение документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. 1999. N 2. С. 12 - 16.

Все эти тенденции и концептуальные изменения отмечались ВНИИДАД еще в 1980-х гг. <6>, но сегодня они особенно зримы.
--------------------------------
<6> Привалов В.Ф., Шепилова И.Г. Обеспечение сохранности документов ГАФ СССР на бумажных носителях // Сборник трудов. ВНИИДАД. М., 1990. С. 97 - 119.

В реальном симбиозе двух концепций - сохранности объекта и сохранности информации - есть общее узловое методическое звено - принцип дифференцированного подхода к ОСД, избирательный принцип сохранения объекта в порядке приоритета.
Однако этот принцип можно реализовать, лишь зная фактическое состояние архивных документов. Всем архивам придется решать для этого две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов <7>.
--------------------------------
<7> Привалов В.Ф. Обеспечение архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие // ВНИИДАД. М., 2002.

Цель настоящей работы - дать краткую информацию о негативных факторах, действующих при выполнении различных архивных работ, помочь архивам оценить степень риска этих работ и внести необходимые организационные коррективы в комплекс мер превентивной защиты документов, реализуемый в архиве.
1. Основные виды деструктивного старения документов.
Старение - это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании.
Старение документов протекает чаще всего как смешанный процесс при одновременном деструктивном действии многих факторов среды - естественных и искусственных. За десятки и сотни лет документ может находиться в разных условиях - временного и постоянного хранения, использования, неоднократных перемещений. В конкретных условиях среды всегда доминирует определенный фактор, вызывающий основные деструктивные изменения материалов документа.
Основными видами деструктивного старения документов являются:
- тепловое старение. Активируется тепловой энергией, ускоряется с повышением температуры. Основной вид старения при хранении в темноте;
- световое старение. Активируется светом, зависит от спектрального состава света, световая деструкция возрастает при повышении освещенности объекта и времени его облучения. Основной вид старения документов при работе с ними на свету;
- механодесктрукция - старение под воздействием механических сил, вызывающих физическую деформацию объекта, разрыв химических связей и, как следствие, химическую деструкцию объекта (механохимическую деструкцию).
При стационарном архивном хранении механодеструкцию вызывают постоянные колебания температуры и влажности воздуха в хранилищах. Скорость механодеструкции резко увеличивается при использовании документов и их перемещении;
- биодеструкция - разрушение документов, вызываемое действием живых организмов - насекомых, плесневых грибов, грызунов, бактерий. Характер биодеструкции зависит от вида вредителей и носит обычно характер либо механодесктрукции (насекомые, грызуны), либо химической (ферментативной) деструкции (плесневые грибы, бактерии).
Все виды деструкций документов протекают, как правило, при участии воды.
В обычных условиях архивного хранения тепловое старение и механодеструкция протекают достаточно медленно. Световое старение и биодеструкция, напротив, протекают с очень высокой скоростью, что может привести в короткие сроки к катастрофическим последствиям.
Полностью устранить старение документов невозможно. Однако возможно и необходимо применять превентивные меры защиты, выбираемые с учетом условий нахождения документов и ориентированных на устранение или ослабление главного фактора старения, действующего именно в этих условиях и вызывающего ускоренное разрушение документов. Дифференцированный подход к выбору превентивных мер защиты документов особенно актуален при многообразии архивных работ.
Ниже в соответствии с едиными Правилами кратко рассмотрены основные факторы риска и превентивные меры защиты документов при архивных работах.
2. Виды работ, факторы риска, превентивные меры защиты документов.
2.1. Поступление документов в архив.
Документы могут поступать в архив от источников комплектования, из других архивов, от ликвидированных организаций, частных лиц и т.п. Предыстория их хранения, условия транспортировки, физическое состояние могут быть самыми разными. Всегда есть риск заноса инфекции в хранилища от поступивших материалов, поэтому их размещение в архиве без предварительной проверки, карантина и профилактических мер не допускается. Поступившие документы освобождают от транспортной тары, старых коробок и средств упаковки, удаляют посторонние предметы, в том числе прилагаемые иногда образцы изделий, материалов, веществ и т.п. Все работы проводятся в изолированном от основного здания архива карантинном помещении, в котором поддерживаются нормальные санитарно-биологические и климатические условия и осуществляются уборка и дезинфекция после окончания работ.
Поступившие документы обеспыливаются (переплеты, папки, обложки), в т.ч. полистно - особо ценные дела и материалы с высокой степенью загрязнения. Находящиеся в карантине документы проходят проверку физического состояния, в ходе которой выявляются потенциально опасные дефекты состояния: наличие насекомых и/или плесневого заражения; влажные документы; документы с сильным повреждением носителя, угрожающим целостности документа. Документы с потенциально опасными дефектами состояния подвергают специальной обработке: разрушенные направляют на реставрацию; влажные сушатся (акклиматизируются); пораженные биологическими вредителями в оперативном режиме изолируют и выделяют на дезинфекцию (дезинсекцию). Режимы методических процедур акклиматизации и санитарии детализированы в литературе.
На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием.
Работы по полистной проверке состояния поступивших документов с оценкой количества и типологии дефектов носителя и текста проводят обычно после их размещения в хранилищах с учетом очередности этой работы, установленной в архиве.
2.2. Хранение документов.
Одним из основных наиболее важных требований обеспечения длительной сохранности архивных документов является стационарность хранения, т.е. постоянное хранение в специально предназначенных помещениях без перемещения документов при минимальном оптимальном использовании и без резкой смены стабильного режима (климатического, газового, светового, санитарно-биологического). Специальные требования к параметрам режима нормируются правилами архивного хранения и методическими указаниями <8>.
--------------------------------
<8> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 (см. также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. - Прим. ред.).

В этом случае в архиве постепенно формируется и стабильно воспроизводится из года в год собственный специфический микроклимат массива документов архива, типичный для данного региона, здания, помещения. За счет огромной физической гигроскопичной массы бумаги этот микроклимат медленно (инерционно) реагирует на изменения внешней среды, сохраняет стабильность в течение многих лет. За счет инерционности массы бумаги массив документов архива хорошо сохраняет стабильность даже в условиях резких колебаний температуры и влажности воздуха в хранилищах.
Как следствие, снижается скорость в цепи: климатические изменения - механодеструкция - химическое разрушение бумаги и текстов. При этом отдельные документы и их группы (дела, группы дел) ведут себя как составные части единого целого, их поведение подчиняется закономерностям поведения всего массива, что доказано экспериментальными исследованиями, выполненными в разных зданиях различных регионов страны. Организационная задача архива - обеспечить стационарность хранения, т.е. создать условия для оптимального поведения и очень медленного, в течение многих лет, сохранения физического состояния документов архива.
Стационарный режим хранения обеспечивает также наиболее благоприятные условия для проверки физического состояния документов, выяснения общей картины состояния фондов архива, выявления документов с конкретными дефектами носителей и текстов. В соответствии с Правилами эта работа осуществляется:
- целевым порядком, когда проверка состояния проводится в порядке очередности с учетом ценности документов и приоритетов состояния, а также в порядке проверки документов, пострадавших в экстремальных условиях;
- в ходе проверки наличия и состояния документов;
- при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с полистным просмотром архивных документов.
При этом устанавливается наличие дефектов бумаги и текста отдельных документов, дел, фондов. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработанной в отрасли методологией и методикой.
Принудительный вывод документов из режима темнового стационарного хранения всегда переводит документы в режим ускоренного старения и сопровождается ухудшением физического состояния документов. Это происходит при перемещениях документов, при их использовании, при специальной обработке, что связно с резкой сменой световых, климатических, деформационных условий нахождения документов. При прочих равных условиях наиболее сильное негативное воздействие при этом испытывают старые материалы с ослабленной структурой физико-химических связей, плохо сопротивляющейся деформациям (перегибам, перелистыванию, трению, перемещению и т.п.), а также документы с нестойким к свету или трению текстом (карандашные, некоторые принтерные тексты; фиолетовые машинописные и рукописные тексты).
Каждый вид работ специфичен по факторам риска и оказывает разное негативное действие на физическое состояние документов.
2.3. Перемещение документов.
Перемещение документов - операция, которая предшествует выполнению каких-либо архивных работ, в т.ч. в пределах архива и за его пределами. В одних случаях перемещение может быть внутриархивным, без специальной упаковки и длительной перевозки материалов, в других случаях перемещение связано с передислокацией фондов архива из старых мест хранения в новые: из архива в другие организации для использования и т.п.
Не детализируя многообразие операций перемещения, отметим главное.
Перемещение - это принудительное нарушение стационарного хранения, перевод перемещаемых документов в среду с новыми условиями, в т.ч. световыми, климатическими, санитарно-биологическими. Перемещение, кроме того, всегда связано с физико-механическими нагрузками, тряской, подвижкой документов, что характерно даже для внутриархивных перемещений, но особенно для дальних транспортных перевозок в пределах города, для междугородних перевозок.
Архивные документы - непрочные, нестойкие материальные объекты, которые очень уязвимы к любым механическим, физическим нагрузкам, к действию света и биофактора. Известно, что при длительном хранении бумага в первую очередь утрачивает гибкость, становится жесткой и хрупкой, поэтому особенно страдают от перемещений старые документы.
Практика показывает, что перевозка архивных материалов редко производится по требованиям и нормам транспортировки особо хрупких, уязвимых и особо ценных объектов. Между тем документы, особенно в их традиционных формах хранения (делах, коробках), очень чувствительны к перемещениям, сопряженным с продольными и поперечными сдвигами листов в делах, а дел в коробках. Это связано с особенностями формирования архивных дел из разносортных бумаг с различной гладкостью и прочностью, а также разноформатных листов, заполняющих объем неравномерно, с частичным наложением или нестыковкой листов. Кроме того, листы отличаются толщиной, прочностью, многие имеют дефекты (складки, разрывы, вклейки и т.п.).
Сами архивные дела разноформатны, отличаются по толщине и качеству переплета, имеют иногда несколько сотен и тысяч листов и плохо формируются в транспортные пакеты.
Таким образом, перемещение документов всегда связано с риском их повреждения и этот риск увеличивается при небрежном, неквалифицированном отношении к этой на первый взгляд малозначимой, рутинной операции.
Этот риск нельзя устранить, но нужно минимизировать за счет правильной организации работ, что особенно трудно при перемещении крупных массивов документов, например при перемещении фондов архива из старых в новые здания. Это, вероятно, наиболее сложный вариант перемещения, который ломает режим стационарного хранения, сложившийся годами в старом здании; запускает сложный механизм ускоренного старения при перевозке в условиях наружной среды; сопровождается последующей перестройкой режима хранения и состояния документов на новом месте с формированием нового микроклимата.
Негативные последствия перемещения, связанные с перевозкой и перестройкой микроклимата документов, проявляются в любом случае, в т.ч. когда перемещение фондов производится из худших условий в лучшие, из зданий одного типа в другие.
При перемещениях фондов в новые помещения (специально построенные, приспособленные) архивы чаще всего не имеют возможности предварительно оценить пригодность новых помещений и, что особенно важно, проверить до перевозки документов работу отопительных, вентиляционных и других систем жизнеобеспечения здания. В дальнейшем это порождает множество проблем, требующих дополнительных затрат и усилий. К сожалению, опыт наших архивов по передислокации фондов не отражен в литературе так, как это сделано по другим вопросам. Нет и научно-методических публикаций по этой проблеме. С учетом ее актуальности по заданию Росархива институтом подготовлена работа, в которой анализируется поведение документов при их перемещении; действующие при этом негативные факторы; организационные и технические меры, которые должны осуществляться при перемещении документов <9>.
--------------------------------
<9> Привалов В.Ф. Влияние перемещения документов на их сохранность: Научно-методическое пособие // ВНИИДАД. М., 2008.

2.4. Использование документов.
Использование - важнейший вид архивных работ. Однако нужно обязательно иметь в виду, что использование всегда связано с неизбежным ухудшением физического состояния документов, является причиной их повреждений.
С позиций обеспечения сохранности использование - это принудительный перевод документов из режима стационарного, темнового, относительно безопасного хранения в режим временной их эксплуатации, когда документы подвергаются одновременному физическому износу и световому разрушению.
Эти два фактора - физико-механический износ и свет - главные факторы риска, причины ускоренного старения документов при использовании.
Первый - физико-механический - фактор действует, главным образом на бумагу, но вызывает также ускоренное разрушение нестойких к стиранию текстов, например карандашных, машинописных (копий), принтерных (лазерных).
Второй - световой - фактор ухудшает свойства бумаги, но особенно опасен для текстов (цветных).
Физико-химический фактор начинает действовать с момента изъятия дел из коробок и далее - при перемещении документов и работе с ними.
Использование всегда происходит на свету, причем достаточно длительное, прямое освещение документа (группы документов), с которыми непосредственно работают, сопровождается попутным освещением других листов дела. Не случайно практики отмечают заметное ослабление контраста у часто запрашиваемых документов, например материалов личного происхождения.
По статистике из хранилищ ежегодно выдается для использования до 2 млн ед. хр. (примерно 400 млн документов), причем в основном оригиналы.
Сроки выдачи документов из хранилищ, т.е. время нахождения в режиме использования значительно: в читальных залах от 14 (для ОЦД) до 30 дней; у фондообразователей - до 90 дней; в органах судебно-правового профиля - до 180 дней; в открытой экспозиции - на срок проведения выставки. Процедуры выдачи допускают увеличение сроков по договоренности продления работ.
Формально все виды и операции использования оговорены правилами и инструкциями - это единственное, что могут сделать архивы, оговаривая ответственность потребителей за порчу документов, небрежное обращение и т.п.
Фактически же учесть и проконтролировать действие человеческого фактора и конкретику негативных условий при использовании архивы не в состоянии. Несомненно лишь, что риск ухудшения физического состояния документов при использовании всегда пропорционален времени использования, времени нахождения документов вне хранилищ в условиях агрессивно действующих факторов износа и светового разрушения документов.
Если человеческий фактор и фактор износа количественно оценить невозможно, то действие света ориентировочно оценить можно.
Известно, что выцветание текста пропорционально полученной световой дозе H, т.е. произведению освещенности объекта (E) на время освещения (t), т.е.:

Доза H (люкс/час) = Освещенность E (люкс) x Время t (час).

Освещенность в помещениях может быть разной (от 50 до 500 лк), например, в хранилищах - 20 - 50 лк; на лестницах и переходах - 100 лк; в кабинетах, рабочих комнатах, учебных классах - 300 лк; в читальных и компьютерных залах - 300 - 500 лк; в лабораториях - 500 лк и выше. Если исходить из средней освещенности 300 лк и ориентироваться на экстремальные условия нахождения документов при использовании на свету (6 часов ежедневно в течение всего срока использования), то документ теоретически может получить дозу:
- в читальном зале - до 60 тыс. лк/час;
- у фондообразователей - до 170 тыс. лк/час;
- в судебно-правовых организациях - до 350 тыс. лк/час;
- в выставочном режиме - 20 - 60 тыс. лк/час;
- на реставрации при одной технологической операции - 5 - 15 тыс. лк/час, а по совокупности операций - до 20 - 50 тыс. лк/час (без учета дополнительного освещения на рабочих местах).
Экспериментально доказано, что выцветание наиболее чувствительных к свету объектов - фиолетовых машинописных и рукописных текстов - заметно на глаз и фиксируется приборами при дозах 10 - 50 тыс. лк/час и далее при увеличении доз пропорционально увеличивается. Полученные от разных источников, в разное время и при разных световых работах дозы суммируются, и разрушение пропорционально суммарной дозе. Катастрофически быстро набирает документ критические дозы на прямом солнечном свету: дозу в 10 тыс. лк/час - за 6 мин., 100 тыс. лк/час - за 1 час, 1 млн лк/час - за 10 часов разового или повторяющегося облучения.
Эти цифры должны ориентировать архивы на обязательное совершенствование и ужесточение организационных форм использования.
В настоящее время правилами, техническими требованиями, методическими указаниями налагается запрет на выдачу из архивов подлинников особо ценных документов; ограничивается выдача документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; персонифицируется выдача для использования документов с нестойким к свету и износу текстом; ограничивается единовременная выдача материалов в читальные залы, рабочие помещения архивов и другие организации; персонифицируется контроль за многократным экспонированием одних и тех же дел, документов.
Эти превентивные меры защиты документов от разрушения при использовании особенно актуальны в современных условиях, когда использование увеличивается, растут масштабы светового копирования, быстро меняется номенклатура применяемых светильников, в т.ч. имитирующих спектр солнечного излучения.
2.5. Воспроизведение документов.
В настоящее время воспроизведение документов осуществляется с применением технических средств сканирования, ксерокопирования, репродукционной фотосъемки, микрофильмирования, цифровых фотоаппаратов и видеокамер со вспышкой. Все способы воспроизведения требуют освещенности оригинала.
Свет всегда рассматривался как источник повышенной опасности и причина быстрого разрушения документа. В соответствии с этим в архивном деле постулировались принцип обязательного темнового хранения, предельно низкий уровень освещенности хранилищ (20 - 50 люкс) и другие превентивные меры защиты от света.
Появление новых световых технологий воспроизведения вызвало озабоченность архивов, потребовало специальных исследований для оценки степени риска операций воспроизведения. Проверка различных технических средств воспроизведения показала, что при разовом сканировании, фотосъемке или копировании изменения оптической плотности текстов малы и не фиксируются визуально и средствами технического мониторинга. Заметные начальные изменения текстов (изменение плотности, цветовые искажения) могут проявиться только при многократном световом копировании документа, как показано в таблице.

Таблица. Степень световой опасности технологических операций воспроизведения документов

Технология воспроизведения

Доза H, лк/час при однократном воспроизведении

Число операций, вызывающих начальные изменения текста

Микрофильмирование

10

1000

Сканирование

30

330

Ксерокопирование

80

125

Фоторепродуцирование

150

65

Съемка с применением фотовспышек

0,5 - 8,5

По другим оценкам доза разовой вспышки не превышает 0,15 - 0,3 лк/час

Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократное повторение операции воспроизведения. При подобной практике проявится не только суммарное световое действие многократного копирования, но и последствия физико-механических повреждений документов, неизбежных при многократном выделении, перемещении, копировании. Поэтому копирование не должно проводиться бесконтрольно, многократность его должна быть исключена на основе учета воспроизведения, применения копий часто используемых документов, правильной организации самого копирования.
2.6. Реставрация документов.
Реставрация - комплекс работ, требующих освещения документа, причем не только общего для всего помещения, но и местного - в местах выполнения реставрационных операций. Сложные реставрационные операции требуют не только высокой оснащенности, но и значительных затрат времени. Поэтому только в течение одной технологической операции документ может получить дозу облучения не менее 5 - 15 тыс. лк/час, а по совокупности операций - до 20 - 50 тыс. лк/час. При этом документ длительное время может находиться во влажном состоянии. Тогда действие света многократно усиливается. Избежать светового риска при реставрации невозможно, что, однако, не исключает применения превентивных мер: применения разных уровней освещенности в помещениях разного назначения (лабораторных и вспомогательных); применения низкой освещенности в зонах временного размещения документов, их сушки и т.п.; использования на рабочем месте дополнительного освещения в оптимальном режиме и т.д. <10>.
--------------------------------
<10> Привалов В.Ф., Харитонов А.Г. Действие света на документы. Вопросы световой безопасности и сохранности текстов при воспроизведении, использовании и хранении архивных документов: Научно-методические рекомендации / ВНИИДАД. М., 2008.

2.7. Аварийные ситуации.
В соответствии с Правилами <11> аварийные ситуации, в частности аварии систем жизнеобеспечения (отопительных, вентиляционных и др.) - чрезвычайные обстоятельства, требующие немедленных оперативных действий.
--------------------------------
<11> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

На практике аварийные ситуации чаще всего возникают при непосредственном намокании документов (протечки в здании, подъем грунтовых вод), а также при увлажнении документов вследствие резкого понижения температуры во всем здании или отдельных зонах хранилища (охлаждение стен). Изучение физического состояния фондов ГАРФ и РГВА показало, что практически все сильные разрушения документов (группа дефектов А) локализованы в делах, попадавших в аварийные ситуации и подвергавшихся действию воды, содержащихся в ней химических веществ, а также пламени. Для них характерна очень высокая степень деградации, ветхость бумаги. Только в таких делах отмечается смывание, растекание, исчезновение текстов, особенно чернильных. На фоне малого количества дефектов группы А в других материалах архивов (не более 0,3 - 0,5%) подмокшие дела - это "концентрированные аномалии разрушения", прямо связанные с действием воды. С этих позиций предотвращение аварийных ситуаций, немедленные меры по сушке намокших документов, устранение температурно-влажностных перепадов - важнейший и необходимый комплекс мер, помогающих избежать катастрофических последствий таких аварий. Это подтверждается опытом зарубежных и отечественных архивов, переживших подобные аварийные ситуации. Действия в подобных ситуациях должны заблаговременно планироваться, рассматриваться на учебных занятиях по архивной климатологии и немедленно проводиться в оперативном порядке.
2.8. Биологические вредители. Биопоражения документов и их биозащита.
Главные биологические вредители - насекомые и плесневые грибы - источники постоянной опасности быстрого, иногда массового разрушения документов. Анализ литературы показывает, что степень опасности плесневых грибов и насекомых менялась на разных этапах развития архивного дела. До 30-х гг. XX в., когда доминировало хранение в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, основной вред наносило плесневение: грибы на деревянных стеллажах, конструкциях зданий и т.п. Сегодня плесневение проявляется лишь в помещениях с постоянной высокой влажностью, а также как следствие аварийных ситуаций или хронически плохого состояния зданий. Однако случаи подобного рода не единичны.
С переходом к режиму массового, обязательного отопления зданий на первое место вышла опасность поражения документов насекомыми. Это объясняется рядом обстоятельств: расширением товарооборота; увеличением многообразия насекомых и их приспособлением к новым условиям; использованием пористых видов картона и пищевой тары; изменением климата, миграцией насекомых и т.п.
Биологи, специалисты по архивной климатологии четко определили причины биопоражения, границы действия биофактора и правила превентивной биозащиты, обязательные к исполнению в архивах.
Особенность процесса биопоражения - в специфике живых бионосителей, в том, что этот процесс может инициироваться в любом месте цепи: "территория - здание - хранилище - документы" и далее развиваться по цепи в соответствии с конкретикой биофактора (грибов, насекомых), климата и экологии.
Практика показывает также, что для ликвидации биофактора недостаточно полумер, например локальной дезобработки хранилища или документов без ликвидации первопричин появления биологических вредителей. В одном случае первопричина - плохое состояние территории, близко расположенные деревья, захламленные чердаки и подвалы здания, наличие пищеблоков в здании, нахождение посторонних материалов и предметов в хранилище; бесконтрольный прием на хранение зараженных вредителями документов, использование в хранилищах случайной тары и т.п. Это реальный перечень: в каждом случае биологическое обследование обнаруживало очаг (зону) наличия насекомых, квалифицируя его как первоисточник миграции и заражения. Поэтому основное правило превентивной защиты от поражения насекомыми - нормативное санитарно-биологическое состояние территории, здания, помещений, хранилищ и документов. При этом учитывается, что насекомые активны при температуре 10 - 40 градусов. Влажность/сухость не является для них жестким ограничителем, а климатические условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность.
В отличие от насекомых, жизнедеятельность плесневых грибов прямо зависит от климатических условий: они могут функционировать только при положительных температурах (10 - 40 градусов) в условиях высокой влажности (выше 65%). С повышением влажности время, необходимое для развития очага плесневого поражения, сокращается от 120 - 150 дней (влажность 70 - 75%) до 5 - 30 дней (влажность 85 - 100%). Особенно бурно в условиях высокой влажности воздуха (90 - 100%) при наличии капельной влаги на поверхности объектов. При снижении влажности воздуха ниже критического уровня (65%) плесень погибает, образуя в местах плесневения массовые колонии спор.
По оценке специалистов споры сохраняют жизнеспособность до 30 лет, но в условиях низкой влажности не функционируют. При повторном повышении влажности вероятность развития плесени всегда выше в местах концентрации спор плесневых грибов. Повышенная концентрация спор, хранение массивов зараженных спорами материалов - это не только "отложенный риск" нового плесневения при повышении влажности. Это источник опасности для людей, работающих с такими документами: эти документы необходимо хранить изолированно в карантинном режиме, планируя и осуществляя их дезинфекцию. Карантинные меры должны осуществляться обязательно, а "объемы карантина" в различных случаях разные: в одних случаях - это несколько дел с их изоляцией в полиэтиленовые пакеты; в других - отдельные помещения, где концентрируются, последовательно изымаются и обрабатываются зараженные материалы; но во всех случаях объектами карантинной изоляции являются материалы с нефункционирующей плесенью (спорами), позволяющие хранить их отложенное время без риска их разрушения. Если же документы влажные и плесень активно функционирует, карантин как меру консервации применяют для изоляции материалов, направляемых на дезинфекцию.
Еще раз необходимо подчеркнуть: плесень жизнеспособна и активно разрушает документы только при высокой влажности бумаги (воздуха). Снижение влажности воздуха в помещении, сушка документов - обязательная, первоочередная мера, применяемая как оперативное, эффективное средство прекращения плесневения. Надежной защитой документов от плесневения является нормальный, нормированный режим влажности в хранилищах - при влажности ниже 65% плесневения не бывает. Архивы должны контролировать климатический режим в хранилищах, знать, что микроклимат в хранилищах меняется в течение года по синусоиде и что биологическая опасность плесневения увеличивается в весенний и осенний периоды, т.е. в периоды, когда отопление в здании отключается или еще не функционирует.
Человек сосуществует с другими живыми организмами, в т.ч. с насекомыми, плесневыми грибами, микроорганизмами. Биоразрушение объектов, созданных человеком, - закономерное следствие этого сосуществования. Но активизируется биоэкспансия и начинается биоразрушение только там, где меры защиты этих объектов недостаточны.
2.9. Условия создания документов и архивные проблемы их сохранности.
Архивные документы должны быть долговечны. Однако сложного, затратного государственного механизма целевого создания и отбора долговечных документов не существует. Фонды архивов и государственный архивный фонд формируются на основе обычных документопотоков и именно состав последних предопределяет специфику, состояние, свойства, потенциальную долговечность отбираемых на хранение документов. Экспериментальные данные, статистический анализ показывает, что физическое состояние документов, их долговечность зависит от времени их создания, а "аномалии низкой долговечности" или "аномалии плохого состояния" не рассеяны равномерно по годам, а концентрируются в определенных интервалах. Чаще всего это периоды, когда в обществе происходили трансформации - политические, экономические, технические. Трансформации - это периоды отказа от старого и несовершенство нового, и затрагивают они все сферы, в т.ч. сферу создания документов. Одна из таких трансформаций, радикально изменившая бумажный документ, - это период конца XX - начала XXI вв.
С 30-х и до 90-х гг. XX в. официальной документацией была машинопись - бумажные документы с черным сажевым текстом - светостойким, водостойким, износостойким. Применение черной машинописи обеспечивало долговечность текста огромного массива документов, созданных в этот период и поступивших на хранение в архивы в XX в.
В последнее десятилетие XX в. эра черной машинописи закончилась. Вместо надежного единообразия черной машинописи, отвечающей требованиям долговечности текста, появилось огромное многообразие принтерных текстов с разными свойствами, созданных на матричных, струйных, лазерных принтерах и копирах. Текст стал не литерным, а точечным; появились разные режимы текстонанесения - контрастные, нормальные, экономные; уменьшилось количество краски в тексте, а сам текст стал печататься с красящих лент способом точечного иглонанесения (матричные), набрызгиваться микрокаплями на бумагу (струйные), наплавляться на бумагу (лазерные). Исчезла из рецептур сажа - гарант долговечности. Она была заменена синтетическими красителями (струйные, матричные). Исследования показали, что каждый способ - матричный, струйный, лазерный - имеет свои недостатки, а по надежности и оптимальному сочетанию свойств - светостойкости, водостойкости, износостойкости - все уступают традиционной черной машинописи. Масштабные исследования, выполненные в архивной отрасли, позволили определить, в чем специфика новых принтерных документов как объектов архивного хранения, оценить тенденции изменения их свойств, дать рекомендации по рациональному применению современных принтеров при создании документов <12>.
--------------------------------
<12> Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6-30-2003 / МЦФЭР. М., 2003.

Тезисно эти рекомендации изложены ниже.
2.9.1. По единообразию текста, по оптимальному сочетанию свойств текста - светостойкости, водостойкости, износостойкости - традиционная черная машинопись отвечает критериям долговечности как средство текстонанесения.
Современная машинопись единообразия свойств не обеспечивает; случайный выбор средств современной машинописи долговечности текста не гарантирует; лучшие ленты с сажевыми или стойкими черными синтетическими пигментами адекватны по долговечности традиционной машинописи, остальные имеют разную, часто низкую светостойкость.
2.9.2. Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного срока хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая.
2.9.3. Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью и водостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий.
2.9.4. Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето- и водостойкости; для оформления документов не рекомендуются; нередко цветные картриджи используются для смешанного капленанесения и получения на бумаге черного текста - такие черные тексты не отвечают критериям долговечности.
2.9.5. Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью; не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике; не рекомендуется как средство надежного долговечного текстонанесения.
Архивам целесообразно учитывать эти недостатки лазерной печати при подготовке собственных документов - каталогов, описей и т.п., а также справок по запросам потребителей.
2.9.6. При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО.
2.9.7. Современные принтерные средства текстонанесения - товары высокого спроса и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой.
2.9.8. Разнообразие выпускаемых современных средств принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать продукцию, отвечающую архивным требованиям. Это следует использовать в профессиональной работе архивов - как при решении чисто архивных задач, так и при отстаивании интересов отрасли, призванной обеспечивать длительную сохранность документов. Сегодня в массе современного документопотока доминирует разнообразие принтерных средств и совершенно очевидно, что их свойства и тенденции изменений необходимо контролировать в режиме экспериментального мониторинга.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:



Вернуться на предыдущую страницу

Последние новости

4 марта 2017 г.
Проект Федерального закона № 114268-7 "Об альтернативных видах моторного топлива"

Законопроектом устанавливаются правовые основы производства и использования альтернативных видов моторного топлива в Российской Федерации. Принятие законопроекта будет способствовать развитию экономики России, сельскохозяйственного производства и наращиванию экспортного потенциала страны. Кроме того, это позволит снизить стоимость грузовых и пассажирских перевозок и улучшить экологическую обстановку в городах Российской Федерации.




28 февраля 2017 г.
Проект Федерального закона № 112351-7 "О внесении изменений в статью 28 Федерального закона "О государственной регистрации недвижимости"

Законопроект разработан в целях урегулирования вопросов, возникающих при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также совершенствования применения норм Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости".




22 февраля 2017 г.
Проект федерального закона № 108659-7 "О внесении изменений в ФЗ "О лотереях" и ФЗ "О государственном регулировании деятельности по организации и проведению азартных игр и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российско

Законопроект направлен на ограничение кредитными организациями, банковскими платежными агентами, банковскими платежными субагентами, платежными агентами переводов и приема денежных средств в пользу лиц, осуществляющих деятельность по организации и проведению азартных игр, деятельность по организации и проведению лотерей с нарушением законодательства Российской Федерации.




11 февраля 2017 г.
Проект Федерального закона № 98787-7 "О внесении изменения в статью 16 Федерального закона "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития)

Основная цель законопроекта - защитить людей от воздействия рекламных и маркетинговых кампаний производителей и торговых сетей, направленных на повышение покупательского спроса на алкоголь. 




28 января 2017 г.
Проект Федерального закона N 87981-7 "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации"

Законопроектом предполагается, что при осуществлении некоторых видов приносящей доход деятельности граждане могут быть освобождены от необходимости государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей. Перечень видов такой деятельности и условия освобождения лиц ее осуществляющих от государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей будут установлены федеральным законом. 



В центре внимания:


Комплексное и устойчивое развитие территории - новый инвестиционный драйвер или административный барьер? (Кузьма И.Е.)

Дата размещения статьи: 06.03.2017

подробнее>>

Лучший корпоративный спор, рассмотренный ВС РФ в 2016 году (Хлюстов П.)

Дата размещения статьи: 06.03.2017

подробнее>>

Взносы под контролем ФНС: что меняется для ИП с 2017 года (комментарий к Закону от 03.07.2016 N 243-ФЗ) (Бугаева Н.Г.)

Дата размещения статьи: 06.03.2017

подробнее>>

Изменения в порядке учета машино-мест (комментарий к Законам от 13.07.2015 N 218-ФЗ; от 03.07.2016 N 315-ФЗ)

Дата размещения статьи: 06.03.2017

подробнее>>

Льготы по прибыли для участников инвестпроектов (комментарий к Закону от 23.05.2016 N 144-ФЗ) (Калинченко Е.О.)

Дата размещения статьи: 06.03.2017

подробнее>>
Предпринимательство и право, информационно-аналитический портал © 2011 - 2017
При любом использовании материалов сайта - активная ссылка на сайт lexandbusiness.ru обязательна.

Навигация

Статьи

Сопровождение сайта