Главная Новости Общие вопросы Формы деятельности Договоры Виды деятельности Вопрос-ответ Контакты

Быстрая навигация: Каталог статей > Общие вопросы предпринимательской деятельности > Предпринимательская деятельность и трудовые отношения > Работник меняет фамилию... (Рогозина О.)

Работник меняет фамилию... (Рогозина О.)

Дата размещения статьи: 02.06.2016

Есть масса причин, по которым сотрудник может изменить свою фамилию, имя или даже отчество - начиная с замужества или, наоборот, с развода, да и просто ввиду личной инициативы (к примеру, если фамилия какая-нибудь неблагозвучная). А если учесть, что с 1 января 2016 г. на работодателей, как налоговых агентов по НДФЛ, может быть наложена ответственность за предоставление недостоверных сведений, проблема своевременного изменения персональных данных в кадровой и налоговой документации становится более чем актуальной.

Персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В свою очередь, обработка персональных данных представляет собой любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Такие определения даны в ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ. При этом работодатель является оператором персональных данных своих сотрудников.
В то же время ст. 58 Закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Закон N 143-ФЗ) предусмотрено, что лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество. И, надо сказать, с такими "переменами" в жизни своих сотрудников, которые ко всему прочему влекут изменение и паспортных данных, работодатели сталкиваются довольно часто. И их следует, что называется, обработать.

"Персональная" ответственность

В силу все той же ст. 58 Закона N 143-ФЗ перемена имени подлежит государственной регистрации в органах ЗАГС. То есть у сотрудника в результате на руках будет либо свидетельство о заключении брака, в котором указывается, что он берет фамилию своей второй половинки, либо же свидетельство о перемене имени по другой причине.
Первый вопрос, который в таких случаях возникает: в какие сроки работник должен уведомить своего работодателя о том, что он сменил фамилию, и должен ли он вообще это делать?
Самое интересное, что такую, как мы уже отметили, распространенную ситуацию трудовое законодательство четко не регламентирует. Зато ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" закреплена обязанность страхователя (он же работодатель) представлять в соответствующий орган ПФР сведения о работающих у него застрахованных лицах в случае, если у них меняются Ф.И.О., дата рождения, место рождения или пол. При этом ст. 14 Закона N 27-ФЗ установлена корреспондирующая обязанность работника поставить в известность работодателя обо всех изменениях сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете. Однако в данном случае также ничего не говорится о сроках, в течение которых сотрудник должен представить соответствующие документы.
У этой "медали" есть и другая сторона - налоговая. Дело в том, что с 1 января 2016 г. вступила в силу ст. 126.1 Налогового кодекса (введена в НК РФ Законом от 2 мая 2015 г. N 113-ФЗ). Данной нормой установлена ответственность за представление документов, содержащих недостоверные сведения, в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый документ. При этом представители ФНС в Письме от 18 декабря 2015 г. N БС-4-11/22203@) констатировали, что указанная норма распространяется в том числе и на ошибки, допущенные в справках по форме 2-НДФЛ. В связи с этим чиновники настоятельно порекомендовали налоговым агентам по НДФЛ актуализировать персональные данные физических лиц - получателей дохода прежде, чем будут представлены в инспекцию справки 2-НДФЛ. И избежать ответственности можно только в том случае, если налоговый агент сам выявит ошибки и представит в ИФНС уточненные расчеты и справки 2-НДФЛ до того момента, как недостоверные сведения обнаружат налоговики.
Тем не менее общепризнанным принципом привлечения к ответственности во всех отраслях права является наличие вины как элемента субъективной стороны состава правонарушения. Соответственно, работодателю нужно предпринять определенные шаги с тем, чтобы при возникновении спорной ситуации он мог доказать, что у него не было возможности представить достоверные сведения, поскольку он ими не располагал.

Кадровый документооборот

В этой связи как минимум целесообразно в локальном нормативном акте организации закрепить порядок обработки персональных данных работников, включив в него положения об обязанности работника ставить в известность работодателя об изменении своих персональных данных. Однако отметим, что это далеко не панацея от всех бед. Ведь трудовое законодательство таких норм не содержит. Соответственно, компания не может даже привлечь сотрудника к ответственности за несвоевременное представление соответствующей информации.
В связи с этим рекомендуется также ввести в практику написание сотрудником заявления о внесении изменений в кадровую и учетную документацию.

На основании полученного заявления издается приказ о внесении соответствующих изменений в учетные документы и трудовую книжку работника. И за тем, собственно, приступаем к обработке изменений. Копии представленных документов подшиваем в личное дело сотрудника.

Внесение изменений в трудовую книжку

Изменение записей о фамилии работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о браке и заявления (п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. N 225). Сам же порядок действий прописан в п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69). Так, на титульном листе трудовой книжки прежнюю фамилию работницы нужно зачеркнуть одной чертой, а сверху написать ее новую фамилию. Кроме того, на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на соответствующие документы, на основании которых было внесено исправление, и данная запись должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы):

Надо сказать, что трудовое законодательство не обязывает в случае изменения сотрудником фамилии, имени или отчества и, соответственно, паспортных данных ни заключать новый трудовой договор, ни подписывать допсоглашения к действующему трудовому договору. Тем не менее рекомендуется все же заключить с сотрудником дополнительное соглашение, указав в нем его новую фамилию и "свежие" паспортные данные.

А вот в учетных документах изменения придется провести в обязательном порядке; с этой целью старую фамилию зачеркиваем, рядом указываем новую и данное изменение должным образом заверяем. Коррективы необходимо внести в следующие документы:
- в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- в личную карточку работника;
- в лицевой счет;
- в табель учета рабочего времени;
- в карточку учета сумм начисленных выплат и начисленных на них обязательных страховых взносов;
- в налоговый регистр по НДФЛ.

"Пенсионная" составляющая

В рассматриваемой ситуации замене подлежит и карточка пенсионного страхования сотрудника. Причем эта замена опять же производится через работодателя. С указанной целью сотрудник должен заполнить заявление по форме N АДВ-2 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. N 192п). И в двухнедельный срок с момента его получения страхователь (компания) должен передать указанное заявление в территориальный орган ПФР вместе с описью документов (п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14 декабря 2009 г. N 987н). А при получении новой карточки (примерно через две недели) она в течение двух недель должна быть передана работнику, и он должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:



Вернуться на предыдущую страницу

Последние новости

28 января 2017 г.
Проект Федерального закона N 87981-7 "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации"

Законопроектом предполагается, что при осуществлении некоторых видов приносящей доход деятельности граждане могут быть освобождены от необходимости государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей. Перечень видов такой деятельности и условия освобождения лиц ее осуществляющих от государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей будут установлены федеральным законом. 




22 января 2017 г.
Проект Федерального закона № 83566-7 "О внесении изменения в статью 20.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях"

Законопроектом предлагается дополнить частью третьей статью 20. 1 (Мелкое хулиганство) Кодекса об административных правонарушениях, которой предусматривается наказание в виде административного ареста, за совершение в отношении сотрудников медицинских учреждений действий сопряженных с угрозой насилия не повлекших причинения вреда здоровью и жизни.




14 января 2017 г.
Проект Федерального закона № 76910-7 "О страховании инвестиций физических лиц на индивидуальных инвестиционных счетах"

Законопроект направлен на создание в Российской Федерации системы страхования инвестиций, размещенных гражданами на индивидуальных инвестиционных счетах, открываемых в соответствии с Федеральным законом "О рынке ценных бумаг".Его принятие позволит укрепить доверие со стороны российских инвесторов к российскому фондовому рынку, что будет способствовать притоку дополнительных долгосрочных инвестиций в экономику Российской Федерации. 




4 января 2017 г.
Вступило в силу Постановление Правительства РФ от 23.12.2016 N 1466 "Об утверждении типовых условий контрактов, предусматривающих привлечение к исполнению контрактов субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого предпринимательства, социал

Указанным постановлением вводятся типовые условия контрактов, предусматривающих привлечение к исполнению контрактов субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций.




21 декабря 2016 г.
Вступил в силу Федеральный закон от 23 июня 2016 г. N 222-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"

Закон направлен на унифицирование механизма осуществления конкурсного производства в делах о банкротстве страховых организаций по аналогии с банкротством кредитных организаций. Так Закон предусматривает, что руководителем временной администрации страховой организации назначается служащий Банка России.



В центре внимания:


Оценка и споры о квалификации работников (Папроцкая О.)

Дата размещения статьи: 01.02.2017

подробнее>>

Профстандарты: кому и как применять (Данилов С.)

Дата размещения статьи: 05.08.2016

подробнее>>

В штате... студент: трудовые гарантии (Титаева Н.)

Дата размещения статьи: 29.06.2016

подробнее>>

Работник меняет фамилию... (Рогозина О.)

Дата размещения статьи: 02.06.2016

подробнее>>

Восстановление на работе, или О чем думают женщины в "интересном положении"... (Яковенко Н.)

Дата размещения статьи: 15.02.2016

подробнее>>
Предпринимательство и право, информационно-аналитический портал © 2011 - 2017
При любом использовании материалов сайта - активная ссылка на сайт lexandbusiness.ru обязательна.

Навигация

Статьи

Сопровождение сайта